极简ChatGPT：如何利用AI提高办公效率"
《极简ChatGPT：如何利用AI提高办公效率》从ChatGPT的使用入手，系统介绍了如何使用它实现Office自动化与数据分析。本书内容丰富，案例详尽，可作为ChatGPT的使用教程与参考手册，适合Office应用人员、数据分析师与项目管理人员阅读。
在当今快节奏的工作环境中，提高办公效率成为每个人追求的目标。我们不断探索新
的方法和工具简化工作流程，提升生产力，本书正是为了帮助你利用 ChatGPT 这种强大的
语言模型，达到这一目标。
随着人工智能技术的飞速发展，ChatGPT 作为其中的杰出代表，具备了理解、生成和
处理自然语言的能力。它可以与我们进行自然对话，提供信息、解答问题，并执行一系列任务。
这使得 ChatGPT 成为一个强大的工具，可以在办公场景中发挥巨大的作用。
本书旨在为读者提供关于如何利用 ChatGPT 提高办公效率的指南。我们将探索各种实
际应用场景，从日常任务管理到团队协作，从信息搜索到文档撰写，从会议记录到客户支持，
以及更多应用领域。通过深入的讨论和实例演示，你将学会如何充分利用 ChatGPT 的功能，
优化工作流程，节省时间和精力。
不仅如此，本书还将分享一些实用的技巧和策略，帮助你更好地与 ChatGPT 进行交互，
并提升你在使用时的效率。我们将探讨如何提出清晰的问题，如何获取准确的答案，如何
让 ChatGPT 帮助生成文档和报告，并给出最佳建议。无论是初次接触 ChatGPT 还是已经
有一定经验的用户，这本书都能提供有价值的见解和指导。
此外，我们还将关注与ChatGPT 相关的道德和隐私问题；强调如何正确使用
ChatGPT，避免滥用和误导；了解并遵循相关的法律和伦理准则对于在办公环境中使用
ChatGPT 至关重要。
最后，我要感谢所有本书的贡献者和支持者。他们的专业知识和经验为本书提供了宝
贵的素材。我也要感谢你—亲爱的读者，选择阅读这本书。我真诚希望本书能够帮助你
提高办公效率，更加轻松地应对工作挑战，并为你的职业发展带来积极的影响。
祝阅读愉快，愿本书能成为你在提升办公效率道路上的良师益友！
作者
2023 年 8 月
全书.indd 1 2023/9/21 11:12:23
第 1 章 认识 ChatGPT 与其应用场景 ......................................................................... 1
1.1 ChatGPT 简介 .........................................................................................................1
1.1.1 注册 ChatGPT ..............................................................................................1
1.1.2 使用 ChatGPT ..............................................................................................3
1.2 如何与 ChatGPT 交谈 .............................................................................................4
1.2.1 提问的技巧与注意事项 ................................................................................4
1.2.2 示例 1：向 ChatGPT 提问的技巧与注意事项 ..............................................5
1.3 ChatGPT 应用场景 .................................................................................................6
1.4 本章总结 .................................................................................................................7
第 2 章 学会与 ChatGPT 对话的语言 ......................................................................... 8
2.1 绘图语言 .................................................................................................................8
2.1.1 使用 Mermaid 绘图语言 ...............................................................................9
2.1.2 示例 2：使用 ChatGPT 绘制本季度产品销售占比饼图 ..............................11
2.1.3 PlantUML 绘图语言 ...................................................................................12
2.1.4 示例 3：使用 ChatGPT 绘制会议申请与执行流程 .....................................14
2.2 轻量级的标记语言 Markdown ...............................................................................16
2.2.1 Markdown 基本语法 ...................................................................................16
2.2.2 示例 4：使用 ChatGPT 撰写年度部门工作计划 .........................................19
2.3 使用编程语言 .......................................................................................................21
2.3.1 安装 Python 语言运行环境 .........................................................................22
2.3.2 示例 5：使用 Python 绘制本季度产品销售占比饼图 .................................23
2.4 本章总结 ...............................................................................................................27
第 3 章 让 ChatGPT 帮您理清思路 ........................................................................... 28
3.1 思维导图 ...............................................................................................................28
3.1.1 在办公中使用思维导图 ..............................................................................28
3.1.2 绘制思维导图 .............................................................................................29
3.1.3 使用 ChatGPT 绘制思维导图 .....................................................................31
3.1.4 示例 6：使用 Markdown 绘制“本周工作计划”思维导图 ........................33
全书.indd 5 2023/9/21 11:12:24 VI 极简 ChatGPT：如何利用 AI 提高办公效率
3.1.5 示例 7：使用 PlantUML 绘制“新员工入职培训计划”思维导图 .............35
3.2 鱼骨图 ..................................................................................................................38
3.2.1 鱼骨图在办公中的应用 ..............................................................................38
3.2.2 使用 ChatGPT 辅助绘制鱼骨图 ..................................................................39
3.2.3 示例 8：下一年销售目标增长 200% 分析 ..................................................40
3.3 表格 ......................................................................................................................43
3.3.1 Markdown 表格 ..........................................................................................43
3.3.2 示例 9：项目管理进度表 ...........................................................................44
3.3.3 CSV 电子表格 ............................................................................................46
3.3.4 转换为 Excel 文件 ......................................................................................48
3.4 本章总结 ...............................................................................................................48
第 4 章 使用 ChatGPT 实现时间管理 ....................................................................... 50
4.1 时间管理工具 .......................................................................................................50
4.2 使用日历管理时间 ................................................................................................50
4.2.1 Excel 日历 ..................................................................................................50
4.2.2 Windows 系统自带的日历应用程序 ...........................................................51
4.2.3 移动设备上的日历应用程序 .......................................................................52
4.2.4 示例 10：使用 ChatGPT 辅助“本周工作计划”管理 ................................53
4.3 番茄工作法 ...........................................................................................................54
4.3.1 番茄工作法的优势 .....................................................................................55
4.3.2 示例 11：使用 ChatGPT 采用番茄工作法管理时间 ...................................55
4.4 本章总结 ...............................................................................................................57
第 5 章 使用 ChatGPT 实现任务管理 ....................................................................... 58
5.1 制订任务清单 .......................................................................................................58
5.1.1 使用 ChatGPT 制订任务清单 .....................................................................59
5.1.2 示例 12：使用 ChatGPT 辅助制作“下周计划”任务清单 ........................60
5.2 制订工作计划 .......................................................................................................63
5.2.1 使用 ChatGPT 制订工作计划 .....................................................................63
5.2.2 示例 13：使用 ChatGPT 辅助制订公司年度销售会议计划 ........................64
5.2.3 使用甘特图 ................................................................................................66
5.2.4 示例 14：使用 ChatGPT 辅助绘制 Excel 甘特图 .......................................68
5.2.5 示例 15：使用 ChatGPT 辅助绘制 Project 甘特图 .....................................69
5.3 跟踪任务 ...............................................................................................................74
5.3.1 使用 ChatGPT 辅助跟踪任务 .....................................................................74
全书.indd 6 2023/9/21 11:12:24 目? 录 VII
5.3.2 示例 16：使用 ChatGPT 辅助跟踪公司年度销售会议计划 ........................74
5.3.3 示例 17：使用鱼骨图分析进度延迟的原因 ................................................76
5.4 本章总结 ...............................................................................................................77
第 6 章 ChatGPT 辅助实现邮件自动化 ..................................................................... 78
6.1 使用 ChatGPT 辅助管理联系人信息 .....................................................................78
6.1.1 提取联系人信息 .........................................................................................78
6.1.2 示例 18：使用 ChatGPT 从往来邮件中提取联系人信息 ............................78
6.1.3 联系人信息整理 .........................................................................................81
6.1.4 示例 19：使用 ChatGPT 整理联系人信息 ..................................................81
6.1.5 创建联系人档案 .........................................................................................83
6.1.6 示例 20：使用 ChatGPT 创建联系人档案 ..................................................83
6.2 使用 ChatGPT 辅助处理邮件内容 .........................................................................85
6.2.1 邮件模板生成 .............................................................................................85
6.2.2 示例 21：使用 ChatGPT 生成邮件模板 ......................................................85
6.2.3 示例 22：使用 ChatGPT 分析会议纪要并撰写邮件 ...................................87
6.3 本章总结 ...............................................................................................................90
第 7 章 ChatGPT 辅助实现 Word 自动化 .................................................................. 91
7.1 使用 ChatGPT 生成 Word 文件 .............................................................................91
7.1.1 如何使用 ChatGPT 生成 Word 文件 ...........................................................91
7.1.2 示例 23：使用 ChatGPT 生成 XYZ 产品的报告 ........................................91
7.2 ChatGPT+VBA .....................................................................................................98
7.2.1 编写和运行 VBA 程序 ...............................................................................98
7.2.2 示例 24：使用 ChatGPT 辅助生成 VBA 代码 ..........................................100
7.3 示例 25：.doc 文件批量转换为 .docx 文件 .........................................................102
7.4 示例 26：Word 文件批量转换为 PDF 文件 .........................................................106
7.5 示例 27：批量统计文件页数和字数 ...................................................................108
7.6 本章总结 .............................................................................................................112
第 8 章 ChatGPT 辅助实现 Excel 自动化 ................................................................113
8.1 使用 ChatGPT 生成 Excel 文件 ...........................................................................113
8.1.1 如何使用 ChatGPT 生成 Excel 文件 .........................................................113
8.1.2 示例 28：使用 ChatGPT 生成 10 月份销售报表 .......................................113
8.2 ChatGPT 辅助格式转换 ......................................................................................116
8.2.1 .xls 文件批量转换为 .xlsx 文件 ................................................................116
8.2.2 .csv 文件批量转换为 .xlsx 文件 ................................................................118
全书.indd 7 2023/9/21 11:12:24 VIII 极简 ChatGPT：如何利用 AI 提高办公效率
8.3 可视化报表 .........................................................................................................121
8.3.1 ChatGPT 辅助制作数据可视化报表 .........................................................121
8.3.2 示例 29：ChatGPT+VBA 生成图表 .........................................................121
8.3.3 示例 30：使用 ChatGPT 通过无编程方式生成图表 .................................123
8.4 本章总结 .............................................................................................................126
第 9 章 ChatGPT 辅助实现 PPT 演示文稿自动化 .....................................................127
9.1 使用 ChatGPT 辅助生成 PPT 文件 ......................................................................127
9.1.1 如何使用 ChatGPT 生成 PPT 文件 ...........................................................127
9.1.2 示例 31：周度销售业绩报告 PPT ............................................................128
9.1.3 示例 32：使用 ChatGPT+VBA 辅助自动制作 PPT ..................................131
9.2 示例 33：批量转换 PPT 文件格式为 PPTX 文件格式 .........................................135
9.3 示例 34：批量转换 PPT 文件为 PDF 文件 ..........................................................138
9.4 本章总结 .............................................................................................................141
第 10 章 ChatGPT 辅助实现数据分析与可视化 ........................................................142
10.1 数据分析 ...........................................................................................................142
10.1.1 使用 ChatGPT 辅助数据清洗 .................................................................142
10.1.2 示例 35：使用 ChatGPT 清洗客户购买数据 ..........................................143
10.2 数据可视化 .......................................................................................................145
10.2.1 ChatGPT 辅助数据可视化 ......................................................................145
10.2.2 示例 36：使用 ChatGPT 通过无编程方式生成图表 ...............................145
10.2.3 示例 37：使用 ChatGPT+VBA 生成图表 ...............................................149
10.2.4 示例 38：使用 ChatGPT+Python 生成图表 ............................................151
10.3 本章总结 ...........................................................................................................155
第 11 章 综合案例实战训练营 .................................................................................156
11.1 案例 1：智慧产品月报——使用 ChatGPT+Office 制作产品月报 .....................156
11.1.1 任务 1：采集所需数据 ...........................................................................157
11.1.2 任务 2：利用 ChatGPT 生成报告框架和主要内容 .................................158
11.1.3 任务 3：人工完善和修订详情 ................................................................161
11.1.4 任务 4：使用 Office 工具设计格式 ........................................................161
11.1.5 任务 5：定期审阅与迭代 .......................................................................163
11.2 案例 2：项目管理自动化——使用 ChatGPT 辅助敏捷团队的任务分配与
跟踪 ..................................................................................................................163
11.2.1 任务 1：任务分配 ..................................................................................164
11.2.2 任务 2：任务跟踪 ..................................................................................165
全书.indd 8 2023/9/21 11:12:24 目? 录 IX
11.2.3 任务 3：自动报告 ..................................................................................166
11.3 案例 3：营销策略优化——ChatGPT 辅助制订产品推广计划与市场调研报告 ....171
11.3.1 任务 1：确定研究目标和问题 ................................................................172
11.3.2 任务 2：收集市场数据 ...........................................................................173
11.3.3 任务 3：分析市场数据 ...........................................................................174
11.3.4 任务 4：竞争对手分析 ...........................................................................174
11.3.5 任务 5：消费者洞察 ...............................................................................175
11.3.6 任务 6：编写市场调研报告 ....................................................................176
11.4 案例 4：电子商务公司客户购买数据清洗和可视化分析 ..................................180
11.4.1 任务 1：ChatGPT 辅助数据收集 ............................................................180
11.4.2 任务 2：数据清洗 ..................................................................................181
11.4.3 任务 3：初步可视化 ...............................................................................184
11.4.4 任务 4：发现数据洞察 ...........................................................................187
11.5 案例 5：电动车电池质量问题分析 ...................................................................189
11.5.1 任务 1：收集与分析问题相关的数据 .....................................................189
11.5.2 任务 2：对数据进行初步分析 ................................................................189
11.5.3 任务 3：比较与分析不同变量的数据 .....................................................190
11.5.4 任务 4：深入校验与分析具体的数据 .....................................................190
11.5.5 任务 5：构建鱼骨图进行原因关联分析 .................................................192
11.5.6 任务 6：校验并确定根本原因 ................................................................192
11.6 本章总结 ...........................................................................................................193
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《极简ChatGPT：如何利用AI提高办公效率》内容丰富，案例详尽，可作为ChatGPT的使用教程与参考手册，适合Office应用人员、数据分析师与项目管理人员阅读。
关东升，一个在IT领域摸爬滚打20多年的老程序员、知名培训专家、畅销书作家。精通多种计算机技术。参与设计和开发北京市公交一卡通大型项目，开发国家农产品追溯系统、金融系统微博等移动客户端项目，并在App Store发布多款游戏和应用软件。长期为中国移动、中国联通、南方航空、中石油、中国工商银行、平安银行和天津港务局等企事业单位提供培训服务。先后出版了《iOS开发指南》《从零开始学Swift》《Android网络游戏开发实战》《Cocos2d-x实战》《Java从小白到大牛》《Kotlin从小白到大牛》等40多部图书。
