随着Office办公软件在各行各业的广泛应用，熟练使用Office办公软件已成为办公人员所必须具备的技能之一。本书以Office 2003中文版为例，对其中的各个常用组件进行了详细讲解。主要内容包括：Office 2003概述、Word 2003办公文档制作、文档格式设置、使用丰富元素表达文档内容、办公文档高级处理技巧、Excel 2003办公表格制作、表格数据的输入与编辑、数据及单元格格式设置、办公数据的计算与处理、PowerPoint 2003演示文稿制作、PowerPoint 2003高级应用、Access 2003数据管理、查询及窗体和报表的使用、Outlook 2003信息管理和Office 2003组件的协同使用等内容。

本书深入浅出，图文并茂，以图析文，直观生动，并结合了大量Office办公中常用的应用实例帮助读者理解知识，为读者使用Office办公软件提供捷径。

本书定位于各大中专院校、职业院校和各类培训学校讲授Office办公软件课程的教材，并适用于不同层次的国家公务员、文秘和各行各业的办公用户的自学参考书。

前    言

随着电脑在办公领域的普及与办公自动化程度的提升，熟练操作电脑和使用现代化办公软件进行工作和管理已成为众多办公人员所必须具备的能力。而办公软件又以Microsoft公司开发的Office办公应用软件最为流行。本书即迎合这一时代趋势，根据市场调查，挑选了Office 2003组件中应用最广泛的部分程序进行讲解，包括Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003、Access 2003和Outlook 2003等。使用这些软件可以处理文档和表格、制作演示文稿、进行数据库管理以及收发邮件，包含了办公领域的方方面面。

为了使读者能在最短的时间内以最快捷的方式掌握最为实际的知识，我们经过长时间的精心策划与相关资料的收集、整理，并结合多年来的教学经验，在各章中配以大量的练习和实例，编写了这本《Office 2003中文版办公应用教程》。

本书共15章，分为7个部分，各部分具体内容如下。

第1部分（第1章）：主要讲解Office 2003的各种常用组件的功能、软件的安装、程序的启动与退出和使用Office帮助系统等。

第2部分（第2～5章）：主要对Word 2003的各种功能和应用进行详细讲解，包括Word 2003的工作界面、文档的基本操作、文本的基本操作、设置字符和段落格式、设置项目符号和编号、设置边框与底纹、页面设置、表格的使用、图片的使用、样式的使用、模板的使用、处理长文档和打印文档等。

第3部分（第6～9章）：主要对Excel 2003的各种功能和应用进行详细讲解，包括Excel 2003工作界面、工作簿、工作表和单元格的关系、工作簿的操作、工作表的操作、单元格的操作、在表格中输入数据、快速填充数据、编辑表格数据、设置工作表和单元格格式、计算数据、处理数据、用图表表示数据和打印工作表等。

第4部分（第10～11章）：主要对PowerPoint 2003的各种功能和应用进行详细讲解，包括PowerPoint 2003的工作界面、新建演示文稿、编辑幻灯片、在幻灯片中输入内容、为幻灯片配色、编辑幻灯片母版、为幻灯片进行动画设置、幻灯片的放映、链接幻灯片打包和打印等。

第5部分（第12～13章）：主要对Access 2003的各种功能和应用进行详细讲解，包括数据库的基础、Access 2003的基础、数据库的创建、表的创建与使用、编辑表中的数据、定义表之间的关系、查询的创建与使用、窗体的创建与使用和报表的创建与使用等。

第6部分（第14章）：主要对Outlook 2003的各种功能和应用进行详细讲解，包括Outlook 2003的工作界面、电子邮件的使用、联系人的使用、日历的使用、任务的使用以及日记、便笺的使用等。

第7部分（第15章）：主要讲解Office各组件协同使用操作，包括在Word中调用其他资源、在Excel中调用其他资源、在PowerPoint中调用其他资源和共享Access数据等。

本书图文并茂，条理清晰，通俗易懂，内容翔实，在读者难于理解和掌握的地方给出提示或注意，并将作者总结的有利于办公操作的一些技巧也标注在书中，让读者能够更快地提高操作技能。另外，本书中配有大量的实例和练习，让读者在不断地实际操作中更牢固地掌握书中讲解的内容。

本书定位于各大中专院校、职业院校和各类培训学校作为Office办公教材使用，也可作为各行各业需要用Office软件进行电脑办公的用户的参考书。

本书由九州书源组织编著，由李文浩、罗皇主笔。其他参与本书编著、资料整理的人员有徐万涛、洪建新、向宏伟、刘刚、杨颖、李波、周鑫、邢千、薛菊、张磊、金卫臣、石云、蔡雄勇、任德祥、陈均辉、李敏、付钰桀、张显伟、陈鹏、龙时丹、朱润华、冯涛、刘凡馨、詹红霞、陈永强、郭胜、王影、祝昌宇、谢树云等，在此对大家的辛勤工作表示衷心的感谢！虽然我们在编写本书的过程中倾注了大量心血，但恐百密之中仍有疏漏，恳请广大读者及专家不吝赐教。

本书讲解时涉及一些素材，这些素材都按章收录在光盘中，请读者学习时直接从配套光盘中调用即可。

本书售后服务与技术支持E-mail：book@jzbooks.com，网址：http://www.jzbooks.com。

编  者  

2007年1月

第1章  Office 2003概述 1

1.1  Office 2003在办公中的应用 1

1.1.1  Word 2003的应用 1

1.1.2  Excel 2003的应用 2

1.1.3  PowerPoint 2003的应用 2

1.1.4  Access 2003的应用 3

1.1.5  Outlook 2003的应用 3

1.2  Office 2003的安装 4

1.2.1  Office 2003对系统的要求 4

1.2.2  Office 2003软件的获取 4

1.2.3  Office 2003的安装方法 5

1.3  Office 2003的启动和退出 6

1.3.1  启动Office 2003 7

1.3.2  退出Office 2003 8

1.4  Office 2003的帮助系统 8

1.4.1  “帮助”任务窗格 8

1.4.2  查找帮助信息 9

1.4.3  Office助手 10

1.5  上机练习 10

1.5.1  创建Word 2003的桌面快捷图标 10

1.5.2  在Excel 2003中查找帮助信息 11

1.6  习题 12

第2章  Word 2003办公文档制作 13

2.1  Word 2003工作界面介绍 13

2.1.1  标题栏 14

2.1.2  菜单栏 14

2.1.3  工具栏 14

2.1.4  任务窗格 14

2.1.5  文档编辑区 15

2.1.6  标尺 15

2.1.7  滚动条 15

2.1.8  状态栏 15

2.1.9  工作界面的操作 15

2.1.10  应用举例——让Word 2003

工作界面更利于工作 15

2.2  文档基本操作 16

2.2.1  新建文档 16

2.2.2  保存文档 17

2.2.3  打开文档 18

2.2.4  关闭文档 18

2.2.5  保护文档 18

2.2.6  应用举例——根据模板新建“报

告”文档并对其进行保护和保存 19

2.3  文本基本操作 19

2.3.1  输入文本 20

2.3.2  选择文本 20

2.3.3  修改文本 21

2.3.4  撤销和恢复操作 22

2.3.5  查找和替换文本 22

2.3.6  应用举例——按要求修改文本 22

2.4  文档视图方式 23

2.4.1  普通视图 23

2.4.2  Web版式视图 23

2.4.3  页面视图 23

2.4.4  大纲视图 23

2.4.5  阅读版式 24

2.5  上机练习 24

2.5.1  修改已有文档 24

2.5.2  新建“通知”文档内容 25

2.6  习题 26

第3章  文档格式设置 27

3.1  设置字符格式 27

3.1.1  在“格式”工具栏中设置 27

3.1.2  在“字体”对话框中设置 28

3.1.3  应用举例——设置“秘书通话

技巧”文档的字符格式 28

3.2  设置段落格式 29

3.2.1  段落的缩进 29

3.2.2  在“格式”工具栏中设置 29

3.2.3  在“段落”对话框中设置 30

3.2.4  使用水平标尺设置 30

3.2.5  应用举例——设置“秘书通话

技巧1”文档的段落格式 31

3.3  设置项目符号和编号 31

3.3.1  自动添加 31

3.3.2  手动设置 31

3.3.3  修改项目符号和编号格式 32

3.3.4  应用举例——为“秘书通话

技巧2”文档添加项目符号 32

3.4  特殊排版方式 33

3.4.1  分栏排版 33

3.4.2  首字下沉 33

3.4.3  中文版式 34

3.4.4  应用举例——编排“秘书通话

技巧3”文档 35

3.5  设置边框和底纹 36

3.5.1  设置段落边框 36

3.5.2  设置页面边框 37

3.5.3  设置文本底纹 37

3.5.4  应用举例——让“秘书通话

技巧4”文档重要内容更醒目 37

3.6  复制格式 38

3.7  页面设置 39

3.7.1  设置文档页面 39

3.7.2  设置页眉和页脚 39

3.7.3  应用举例——设置“秘书通话

技巧5”的页面格式 40

3.8  上机练习 41

3.9  习题 45

第4章  丰富文档内容 47

4.1  信息更明朗——表格的使用 47

4.1.1  创建表格 47

4.1.2  输入表格内容 48

4.1.3  编辑表格 49

4.1.4  设置表格格式 51

4.1.5  应用举例——制作“培训

报名表” 51

4.2  文档更美观——图片的使用 52

4.2.1  插入剪贴画 52

4.2.2  插入电脑中存放的图片 53

4.2.3  插入外部图片 53

4.2.4  编辑图片 53

4.2.5  应用举例——制作“九寨风光”

文档 54

4.3  文本更突出——艺术字的使用 54

4.3.1  插入艺术字 55

4.3.2  编辑艺术字 55

4.3.3  应用举例——为“九寨风光1”

文档添加艺术字 55

4.4  表达更形象——自选图形的使用 56

4.4.1  自选图形的绘制 56

4.4.2  自选图形的格式设置 56

4.4.3  应用举例——制作“招聘面试

流程”文档 57

4.5  版式更灵活——文本框的使用 57

4.5.1  文本框的绘制 57

4.5.2  文本框的格式设置 57

4.5.3  应用举例——通过文本框为“九寨

风光2”文档添加图片 58

4.6  结构更直观——图示的使用 58

4.6.1  图示的绘制 59

4.6.2  图示的编辑 59

4.6.3  应用举例——制作“公司组织

结构图”文档 59

4.7  上机练习 60

4.8  习题 64

第5章  办公文档高级处理技巧 65

5.1  样式的使用 65

5.1.1  创建样式 65

5.1.2  应用样式 66

5.1.3  查看样式 66

5.1.4  修改样式 66

5.1.5  删除样式 66

5.1.6  应用举例——设置“通知标题”

样式 67

5.2  模板的使用 68

5.2.1  模板简介 68

5.2.2  创建模板 68

5.2.3  修改模板格式 68

5.2.4  套用模板创建文档 68

5.2.5  应用举例——制作“通知”

文档模板 69

5.3  长文档的编辑 70

5.3.1  使用大纲查看文档 70

5.3.2  使用大纲组织文档 70

5.3.3  在文档中添加书签 71

5.3.4  使用书签定位文档 71

5.3.5  编辑书签 71

5.3.6  应用举例——使用书签定位

关键内容 72

5.4  文档批注与制作 72

5.4.1  在文档中添加批注 73

5.4.2  修改批注内容 73

5.4.3  创建文档 74

5.4.4  编辑文档 75

5.4.5  应用举例——制作“03.doc”

文档的 75

5.5  文档的打印 76

5.5.1  打印预览 76

5.5.2  打印设置 77

5.5.3  管理打印任务 78

5.5.4  应用举例——按要求打印

“通知”文档 78

5.6  上机练习 79

5.7  习题 82

第6章  Excel 2003办公表格制作 83

6.1  Excel 2003工作界面介绍 83

6.1.1  编辑栏 84

6.1.2  单元格、行号和列标 84

6.1.3  工作表区 84

6.2  工作簿、工作表和单元格 84

6.2.1  工作簿、工作表和单元格简介 85

6.2.2  工作簿、工作表和单元格的关系 85

6.3  工作簿的操作 86

6.3.1  新建工作簿 86

6.3.2  保存工作簿 87

6.3.3  打开工作簿 87

6.3.4  关闭工作簿 88

6.3.5  应用举例——创建“报销单”

工作簿 88

6.4  工作表的操作 89

6.4.1  选择工作表 89

6.4.2  插入工作表 89

6.4.3  重命名工作表 90

6.4.4  移动/复制工作表 90

6.4.5  删除工作表 90

6.4.6  保护工作表 91

6.4.7  应用举例——练习工作表

的操作 91

6.5  单元格的操作 92

6.5.1  选择单元格 92

6.5.2  合并和拆分单元格 92

6.5.3  插入单元格 93

6.5.4  复制和移动单元格 93

6.5.5  删除单元格 94

6.6  上机练习 94

6.6.1  复制“八月份”工作表到新建的

“调查总表”工作簿中 94

6.6.2  在“调查总表1”工作簿中练习

单元格的操作 96

6.7  习题 98

第7章  表格数据的输入与编辑 99

7.1  在表格中输入数据 99

7.1.1  输入文本 99

7.1.2  输入符号 100

7.1.3  输入日期 101

7.1.4  应用举例——在“产品质量

记录表”中输入数据 103

7.2  快速填充数据 104

7.2.1  通过对话框填充数据 104

7.2.2  通过控制柄填充数据 105

7.2.3  通过快捷菜单填充数据 106

7.2.4  应用举例——在“员工工作量

统计表”中填充数据 107

7.3  编辑表格数据 108

7.3.1  修改数据 108

7.3.2  移动或复制数据 109

7.3.3  查找和替换数据 111

7.3.4  删除数据 113

7.3.5  应用举例——编辑“考勤表”

中的数据 114

7.4  上机练习 115

7.5  习题 117

第8章  数据及单元格格式设置 118

8.1  通过工具栏设置格式 118

8.1.1  认识“格式”工具栏 118

8.1.2  设置字体格式 119

8.1.3  设置对齐方式 119

8.1.4  设置数据格式 120

8.1.5  应用举例——设置“产品质量

记录表”格式 120

8.2  通过对话框设置格式 121

8.2.1  认识“单元格格式”对话框 121

8.2.2  设置数据格式 123

8.2.3  设置对齐方式 124

8.2.4  设置字体格式 125

8.2.5  应用举例——设置“员工工作量

统计表”格式 126

8.3  单元格格式设置 127

8.3.1  设置单元格边框 127

8.3.2  设置单元格底纹 129

8.3.3  设置工作表背景 131

8.3.4  自动套用格式 132

8.3.5  应用举例——设置“考勤表”

格式 133

8.4  上机练习 134

8.5  习题 136

第9章  表格数据的计算与处理 137

9.1  计算数据 137

9.1.1  公式简介 137

9.1.2  公式的应用 138

9.1.3  应用举例——为“万勤员工

工资表”计算工资 141

9.2  处理数据 143

9.2.1  数据的排序 143

9.2.2  数据的筛选 144

9.2.3  数据的分类汇总 146

9.2.4  应用举例——处理“成绩册”

数据 147

9.3  用图表分析数据 148

9.3.1  创建图表 149

9.3.2  编辑图表 150

9.3.3  美化图表 151

9.4  打印工作表 153

9.4.1  页面设置 153

9.4.2  打印预览 154

9.5  上机练习 155

9.6  习题 157

第10章  PowerPoint 2003演示

文稿制作 158

10.1  PowerPoint 2003工作界面

介绍 158

10.1.1  “大纲/幻灯片”窗格 159

10.1.2  “备注”窗格 160

10.1.3  “视图切换”按钮组 160

10.2  新建演示文稿 162

10.2.1  新建空演示文稿 162

10.2.2  新建应用设计模板的演示文稿 162

10.2.3  根据内容提示向导新建演示文稿 162

10.2.4  根据现有演示文稿新建演示文稿 164

10.2.5  新建相册 165

10.3  编辑幻灯片 166

10.3.1  添加幻灯片 166

10.3.2  应用幻灯片版式 166

10.3.3  移动幻灯片 167

10.3.4  复制幻灯片 167

10.3.5  删除幻灯片 168

10.3.6  应用举例——编辑“精星收款系统

培训”演示文稿中的幻灯片 168

10.4  在幻灯片中输入内容 169

10.4.1  输入文本 169

10.4.2  插入对象 171

10.4.3  应用举例——“精星收款

系统培训1”演示文稿制作 177

10.5  上机练习 181

10.6  习题 184

第11章  PowerPoint 2003

高级应用 185

11.1  为幻灯片配色 185

11.1.1  应用配色方案 185

11.1.2  编辑系统配色方案 186

11.1.3  应用举例——设置“2007新品

展示”配色方案 187

11.2  编辑幻灯片母版 188

11.2.1  母版的类型 188

11.2.2  编辑幻灯片母版 188

11.2.3  应用举例——编辑“相册”

演示文稿的母版 189

11.3  幻灯片动画设置 190

11.3.1  幻灯片切换动画设置 190

11.3.2  对象动画设置 191

11.3.3  应用举例——设置“精星收款

系统培训”演示文稿动画 192

11.4  幻灯片的放映 193

11.4.1  设置放映方式 193

11.4.2  放映幻灯片 194

11.4.3  自定义放映 194

11.4.4  切换幻灯片 195

11.4.5  结束放映 195

11.4.6  添加标记 196

11.4.7  应用举例——放映“精星收款

培训1”演示文稿 196

11.5  幻灯片打包和打印 197

11.5.1  幻灯片打包 198

11.5.2  幻灯片打印 199

11.6  上机练习 200

11.7  习题 201

第12章  Access 2003办公

数据管理 202

12.1  认识数据库 202

12.1.1  数据库的基础知识 202

12.1.2  数据库模型 203

12.1.3  关系型数据库管理系统 204

12.2  Access 2003基础 205

12.3  数据库的创建 206

12.3.1  创建空数据库 206

12.3.2  根据模板创建数据库 207

12.3.3  应用举例——根据模板新建

“资源调度”数据库 207

12.4  表的创建与使用 209

12.4.1  表的创建 209

12.4.2  主键和索引 214

12.4.3  应用举例——创建“员工

工资核算”表 215

12.5  编辑表中的数据 216

12.5.1  查看数据库中的表 217

12.5.2  添加和删除字段 217

12.5.3  表中数据的查找和替换 217

12.5.4  表中数据的排序 218

12.5.5  表中数据的筛选 218

12.5.6  应用举例——更改“员工

工资核算1”表中的数据 218

12.6  定义表之间的关系 220

12.6.1  关系类型 220

12.6.2  关系窗口 220

12.6.3  创建关系 221

12.7  上机练习 222

12.8  习题 226

第13章  查询、窗体和报表的使用 227

13.1  查询的创建与使用 227

13.1.1  查询的分类 227

13.1.2  利用向导创建查询 228

13.1.3  使用查询设计窗口创建 229

13.2  窗体的创建与使用 230

13.2.1  新建窗体 230

13.2.2  操作窗体 232

13.2.3  应用举例——对“工资发放”

窗体进行修改 233

13.3  报表的创建与使用 234

13.3.1  新建报表 234

13.3.2  编辑报表 235

13.3.3  打印报表 237

13.4  上机练习 237

13.5  习题 238

第14章  Outlook 2003办公

信息管理 239

14.1  Outlook 2003工作界面介绍 239

14.2  电子邮件 240

14.2.1  添加账户 240

14.2.2  创建和发送电子邮件 241

14.2.3  收取和管理电子邮件 242

14.2.4  应用举例——添加一个账户

并发送邮件 244

14.3  联系人 245

14.3.1  创建联系人 245

14.3.2  使用联系人 246

14.3.3  应用举例——将客户创建为

联系人并向其发送邮件 247

14.4  日历 248

14.4.1  设置约会 248

14.4.2  设置会议 248

14.4.3  应用举例——设置周末盘点

提醒 249

14.5  任务 250

14.5.1  创建任务 250

14.5.2  分配任务 251

14.5.3  应用举例——设置

季度会议任务 251

14.6  日记和便笺 252

14.6.1  创建日记 252

14.6.2  创建便笺 253

14.6.3  应用举例——制作出差

支出便笺 253

14.7  上机练习 253

14.7.1  在Outlook 2003中收取邮件 254

14.7.2  向联系人发送邀请函 254

14.8  习题 255

第15章  Office 2003组件的

协同使用 256

15.1  在Word中调用其他资源 256

15.1.1  在Word中调用Excel图表 256

15.1.2  在Word中插入PowerPoint

幻灯片 257

15.1.3  在Word中使用Access数据库 258

15.1.4  将Word文档制作成PowerPoint

幻灯片 259

15.1.5  应用举例——在“季度会议”

文档中插入“销售趋势图” 260

15.2  在Excel中调用其他资源 261

15.2.1  在Excel中插入Word文档 261

15.2.2  在Excel中嵌入PowerPoint

幻灯片 262

15.2.3  在Excel中使用Access数据库 263

15.2.4  应用举例——将“项目记录”数

据库中的数据插入Excel表格中 264

15.3  在PowerPoint中调用

其他资源 264

15.3.1  在PowerPoint中插入Word文档 264

15.3.2  在PowerPoint中利用Excel

创建图表 266

15.3.3  应用举例——为“秋收”演示

文稿创建收成图 266

15.4  共享Access数据 267

15.4.1  Access与Word共享数据 267

15.4.2  Access与Excel共享数据 268

15.5  上机练习 268

15.5.1  在“公司简介”演示文稿中

插入公司组织结构图 268

 

15.5.2  在“员工工资表”中调用

“员工工资核算”数据库 269

15.6  习题 269