《电子办公环境中文件管理原则与功能需求》分为三个部分：《第一部分：原则概述》，包括背景信息、适用机构、基本原则和附录；《第二部分：电子文件管理系统的指导原则与功能需求》，对核心的以及可选择的功能需求、应用指南和测评表予以全面准确的阐述。《第三部分：业务系统中文件管理的原则与功能需求》，业务系统中的文件管理指南以及核心的、可选的功能需求。第二部分旨在给使用电子文件管理系统的机构提供参考，第三部分旨在给将文件功能嵌入业务系统的机构提供参考，均可结合第一部分使用。

第一单元　概述与原则综述
　1引言
　1.1范围与目的
　1.2适用对象
　1.3相关标准
　1.4结构与使用
　2优秀实践——电子文件及软件的作用
　3指导原则
　3.1与文件相关的原则
　3.2与系统相关的原则
　4实施事宜
　4.1有效管理电子业务信息的要素
　4.2风险及风险减缓
　4.3电子系统在财政和组织方面的可持续性
　5曾参考及评估的其他功能要求
　6术语表
第二单元　电子文件管理系统指南与功能要求
　1引言
　1.1范围
　1.2目的
　1.3适用对象
　1.4相关标准
　1.5术语
　1.6结构
　2指南
　2.1什么是文件?为什么文件很重要?
　2.2电子文件和电子文件管理系统的特征
　2.3功能要求概述
　2.4功能要求集的使用
　3功能要求
　3.1捕获
　3.2识别
　3.3分类
　3.4管理真实可靠的文件
　3.5混合文件的管理
　3.6保存与处置
　3.7搜索、检索和呈现
　3.8管理
　4附录
　a术语表
　b更多读物
　c审核现有电子文件管理系统是否符合规范要求的对照
　检查表样本
第三单元　业务系统中文件管理指南与功能要求
　1引言
　1.1范围与目的
　1.2适用对象
　1.3相关标准
　1.4术语
　1.5结构
　2指南
　2.1为什么拥有业务过程与活动的证据非常重要?
　2.2业务系统综览与文件管理
　2.3找出业务系统中事件、事项处理及决策所需证据
　2.4功能要求的用途
　2.5实体关系模型
　3功能要求
　3.1生成附有背景信息的文件
　3.2管理和维护文件
　3.3支持导人、导出与互操作
　3.4根据要求保存与处置文件
　4附录
　a术语表
　b将所有涉及文件管理的考虑因素融人整个系统开发生命周期
　c更多读物
　《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》常用术语 英文释义

王健，中国人民大学信息资源管理学院教授、中国人民大学电子文件中心研究员、教育部数据工程与知识工程实验室研究员，冯惠玲教授率领的电子文件管理研究团队的首批成员；国际信息资源管理学会(IRMA)项目委员会委员，国际档案理事会档案教育指导委员会(ICA／SAE)委员，“电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究项目”第三期(InterPARES3)中国组负责人，美国密歇根大学高级访问学者。近年来主持2项国家社科基金项目、8项省部级科研项目、3项国际合作项目。